تختلف احتياجات تنظيف المكاتب بحسب طبيعة النشاط وعدد الموظفين وحجم المساحة ومعدل استخدامها خلال ساعات العمل. فالمكتب الذي يشهد حركة يومية مستمرة قد تختلف احتياجاته عن مكتب إداري صغير أو مساحة عمل تستخدم بعدد محدود من الموظفين.
لذلك يتم تحديد أعمال تنظيف المكتب وفق طبيعة المكان وتقسيمه وحالته، مع مراعاة مناطق العمل والاستقبال والاجتماعات والمرافق الداخلية والأجزاء التي تتعرض للاستخدام المتكرر، بما يساعد على تحديد نطاق الخدمة بصورة مناسبة.
ويمكن أن تشمل الخدمة المكتب بالكامل أو مساحات محددة منه بحسب الحاجة، مع توضيح الأعمال المطلوبة والأجزاء المشمولة قبل بدء التنفيذ، وإمكانية تحديد الخدمات المتخصصة الأخرى بشكل منفصل عند الحاجة.